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关于印发《仙居县水库移民后期扶持工作档案管理办法》的通知(仙移〔2016〕18号)
发布日期:2017-05-31 浏览次数:

各乡镇(街道)人民政府:

现将《仙居县水库移民后期扶持工作档案管理办法》印发给你们,请结合实际,认真贯彻执行。

 

                                                                   仙居县水库移民管理局

                                                                       2016年8月15日


仙居县水库移民后期扶持工作档案管理办法

 

第一章  总则

第一条  为做好全县水库移民后期扶持档案管理工作,充分发挥档案在库区及移民安置区经济发展和社会稳定中的作用,依据《中华人民共和国档案法》、《浙江省大中型水利水电工程移民档案管理办法》和相关业务规范(附后),结合我县移民工作实际,制定本办法。

第二条  本办法所称水库移民后期扶持工作档案,是指在移民人口核定、水库移民后期扶持资金发放、专业基础设施建设以及日常管理工作等各项工作中形成的,对水库移民后期扶持工作具有保存和利用价值的各种文字、图表、声像、光盘等不同形式的历史记录。

第三条 水库移民后期扶持工作中的档案管理是做好大中型水库移民后期扶持工作的基础,是维护社会稳定、发展库区及移民安置区经济的重要依据。各乡镇(街道)要切实加强领导,统一组织、规划、管理,确保档案的真实、完整、准确、安全,以及科学管理和有效利用,按照户建卡、村建表、乡建册、县建档的要求落实。

第四条  本办法适用于我县水库移民后期扶持工作的档案管理。 

第二章  档案管理人员的职责

 第五条  各乡镇(街道)要设立档案室并配备专(兼)职档案工作人员,其主要职责是:

(一)贯彻执行档案工作的法律、法规和方针、政策,建立健全移民工作的档案工作规章制度并组织实施,实行档案工作标准化、规范化、现代化管理。

(二)对在水库移民后期扶持工作中形成、积累的文件材料及时进行收集、归档,参与工程建设项目验收、科研项目鉴定和重要设备项目的开箱工作。

(三)对所保管的档案资料进行科学地分类、整理、编目,建立健全档案工作的统计制度,做好档案信息资源的开发利用工作。

第六条  从事档案工作的人员,应当经过档案业务培训,具备档案专业知识和相关技能,并保持相对稳定。

 

第三章  归档与管理

 

第七条 水库移民后期扶持工作的档案管理是水库移民后期扶持工作的重要组成部分,归档的原则为谁产生,谁管理,谁归档。任何部门、单位和个人均不得以任何借口拒绝归档或者将档案材料占为己有。

第八条 移民后期扶持工作档案主要包括行政文书档案、移民资料档案、工程项目档案和会计档案。

行政文书档案是指移民管理机构在水库移民后期扶持工作以及日常工作中形成、积累的,应归档保存的文件材料。

移民资料档案是指对享受大中型水库移民后期扶持政策的移民在其身份核定、确定扶持方式及享受扶持政策过程中产生的各种文件材料。

工程项目档案是指在水库移民后期扶持项目建设中形成的各种文件材料。

会计档案是指记录和反映移民管理机构经济情况的会计核算专业材料。

第九条 水库移民行情扶持工作过程中形成的具有保存价值的文件材料应列入归档范围,并科学划分其保管期限。

归档的文件材料主要包括纸质、光盘、磁带、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式。

第十条 水库移民后期扶持工作文件材料应按时归档。

(一)行政文书文件材料应在办理完毕后于第二年2月底前归档。

(二)移民档案随时归档。

(三)工程项目文件材料在竣工验收后三个月内完成归档。有尾工的项目在尾工完成后及时归档。不按时归档,则不返还工程质量保证金。

(四)会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理,保管一年后,于第二年1230日前向档案部门移交;未设立档案机构的,在会计机构内部指定专人保管,出纳人员不得兼管会计档案。

(五)外购设备仪器的文件材料在开箱验收或接受后即时登记,安装调试后归档。

(六)电子文件逻辑归档时进行,物理归档应与纸质文件归档时间一致。

(七)磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作解说后及时归档。

(八)内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料随时归档。

第十一条 归档的文件材料应遵循文件材料形成规律,保持其有机联系,并符合有关标准,规范要求。

(一)归档的文件材料应为原件。因故无原件的可归档具有凭证作用的文件材料。

(二)归档的纸质文件材料所用纸张一律为A4规格。非纸质文件材料应与其文字说明一起归档。外文材料若有汉译文的应与汉译文一并归档,无译文的要译出标题后归档。

(三)归档文件材料整理符合规范,字迹清楚、图面整洁。

(四)具有永久、长期保存价值的电子文件,必须形成一份纸质文件归档,同时保证电子文件与纸质文件的内容一致。

(五)归档文件材料的载体和字迹要符合耐久性要求。

(六)归档的文件材料一般一式一份。重要的、利用频繁的行政文书材料可适当增加份数,工程项目的竣工图一式两套,电子档案一式三套。

移民管理机构应加强对会计档案管理工作的领导,建立会计档案的立卷、归档、保管、查阅和销毁等管理制度,保证会计档案妥善保管、有序存放、方便查阅,严防毁损、散失和泄密。

当年形成的会计档案,在会计年度终了后,可暂由会计机构保管一年,期满之后,应当由会计机构编制移交清册,移交本单位档案机构统一保管;未设立档案机构的,应当在会计机构内部指定专人保管。出纳人员不得兼管会计档案。会计档案于第二年1230日前完成归档。

移民管理机构保存的会计档案不得借出。如有特殊需要,经本单位负责人批准,可以提供查阅或者复制,并办理登记手续。查阅或者复制会计档案的人员,严禁在会计档案上涂画、拆封和抽换。

会计档案的保管期限分为永久、定期两类。定期保管期限分为3年、5年、10年、15年、25年5类。
  会计档案的保管期限,从会计年度终了后的第一天算起。

采用电子计算机进行会计核算的单位,应当保存打印出的纸质会计档案。

第十二条  归档文件采取纸质文档和电子文档两种方式。采取纸质文档归档所用的纸张一律采用A4规格,档案内容必须做到、完整、准确、系统。案卷整理规范标准,字迹清楚、图面整洁,所有归档材料不得使用圆珠笔、铅笔和红墨水等易褪色材料书写。图片、照片、光盘等应附有关说明。采取电子文档归档的应使用专用的硬盘,专人保管。

 

第四章  分类与整理

 第十三条  移民管理机构的文书档案一般可以按年度结合组织机构(或问题)进行分类。

第十四条  县级移民管理机构产生或经办的移民资料由本单位整理归档;各乡镇(街道)移民工作机构要将移民资料整理后向县级移民工作机构移交副本,其中移民个人资料要按户进行整理。

第十五条  工程项目档案,可按工程或专业进行分类。项目的立项、设计、施工、竣工验收、工程监理和审计等全套文件材料齐全后,按单项(或单位)工程、阶段、专业、结构、地区或材料名称等不同分类立卷保存。

第十六条  会计档案可按会计凭证类、会计账簿类、财务报告类、其他类四个类别立卷保存。

第十七条  对变动的移民人口,要建立专门的档案进行管理,按照原迁人口“生不增,死要减”、非原迁人口“生不增,死不减”的原则进行,每季度核定一次,年终汇总,归档立案。

第十八条  对已到期的移民档案,应按照国家有关规定组织鉴定,仍有保存价值的文件材料重新整理后立卷保存;已失去保存价值的文件材料由经办人造具销毁清册,经本单位领导批准后进行销毁,同时上报移民工作主管部门和档案行政管理部门备案。未经鉴定和批准,不得销毁档案。

 

第五章  档案的保管与监督

第十九条 各级移民管理机构应配备专人,建立专门制度,确保库房和必要的设施设备安全,收集、保管好本机构形成的各种档案。

第二十条 各级移民管理机构的档案库房应当符合防盗、防火、防虫、防鼠、防潮、防尘、防光、防辐射、防高温、防有害气体的要求。

第二十一条 移民管理档案和移民项目档案案卷的装具,档案柜可用铁皮柜或密集架,卷盒、卷皮采用无酸纸盒。

第二十二条 从事移民工作和档案工作的人员调离工作岗位,必须在办理档案材料的交接手续后方可离去。

第二十三条  各级移民管理机构每年应至少组织一次对档案管理情况的检查督导,发现问题,及时纠正。

第六章  附   

 

第二十四条 本办法自发布之日起施行。

 


附表1                                  行政文书档案归档范围及保管期限表

序号

归档范围

保管期限

1

上级(包括各部门及派驻本机关的调查组、检查组、工作组,下同)有关本机关、本地区水库移民工作或问题的决定、决议、指示、批复及调查、检查、经验材料

永久

2

各级领导同志、人民代表、政协委员视察时的指示、讲话、题词、照片、录音、录像。

永久

3

  领导批阅的签报、情况反映及人民来信、来访材料和处理结果

永久

4

上级发给本级的奖状、奖册、奖章、奖旗、奖品。

永久

5

  本机关召开的工作会议和重要的专业会议文件

  (1)通知、代表名单、日程、报告、讲话、决议、决定、总结、纪要、模范人物名册、奖励名单及重要的声像材料

永久

  (2)典型材料、简报

长期

  (3)学习文件、参考材料

短期

6

  本机关召开的重要会议文件材料

  (1)纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料

长期

(2)典型材料、代表发言、简报

短期

7

  本机关制发的(包括与其它机关联合制发的)文件

  (1)方针、政策法规性的,重要业务问题的

永久

  (2)一般业务问题的

长期

  (3)事务性有参考价值的

短期

8

  代上级机关起草并被采用的文件的最后草稿

  (1)重要的法规性的

永久或长期

  (2)其它的

短期

9

  上级机关召开的重要会议文件材料

  (1)主要文件材料

长期

  (2)其它文件材料

短期

10

 

  上级机关颁布的文件材料

  (1)直属上级机关颁发的,属本机关主管业务并要执行的重要文件材料

永久

(2)直属上级机关颁发的,属本机关主管业务并要执行的一般文件材料

长期

  (3)其它需要执行的文件材料

短期

11

  本机关的请示、上级机关的批复,下级机关的请示、报告与本机关的批复、批示

  (1)方针政策性的重要问题

永久

  (2)一般事务性问题的

短期

12

  本机关职能活动的工作总结、报告

  (1)主要职能活动年度和年度以上的、重要专题的

永久

  (2)半年的、季度的、一般专题的

短期

13

  本机关的计划、规划

(1)年度的和年度以上的

永久

  (2)季度的、月份的

短期

14

  本机关的统计报表

  (1)汇总的、年度和年度以上的

永久

  (2)季度的、月份的

短期

15

本机关机构设置、撤并、名称更改、组织简则、工作条例、人员编制、启用印信的文件材料

永久

16

  干部任免的文件材料

永久

17

  本机关对有关人员的处分材料

  (1)影响大、问题严重的

永久

  (2)一般的

永久

18

  干部职工录用、转正、调资、定级、离退休、职务聘任、复转、抚恤、死亡等文件材料

永久

19

  本机关职工调动工作的行政、工资变更及转移通知单、党、团组织关系的介绍信及存根

永久

20

  本机关职工、党员名册

永久

21

  本机关组织沿革、大事记

永久

22

  本机关财、物档案等的交接凭证

永久

23

  本机关与有关单位签订的合同、协定、协议等文件材料

  (1)有历史意义和长远利用价值的

永久

23

  (2)重要的

长期

(3)一般的

短期

24

  机关之间协商工作的往来文件材料

短期

25

同级机关和非隶属机关制发的非本机关主管业务但要贯彻执行的文件

短期

26

  下级机关报送的总结、报告、统计报表

  (1)年度和年度以上的总结、统计报表,重大问题的专题报告

长期

  (2)年度以下的总结、统计报表,一般专题的报告和备案的

短期

27

本机关党委、团委形成的文件

  (1)工作报告、计划、总结、团员名册、党费上缴清单

长期

  (2)简报和一般文件

短期

 


附表2                        移民身份核定及直补档案的归档内容及保存期限

序号

县归档内容

保存期限

1

    县(市、区)大中型水库移民汇总表》

永久

2

    乡(镇、街道)大中型水库移民汇总表》

永久

3

    村大中型水库移民汇总表》

永久

4

《仙居县大中型水库农村移民分户登记表》

永久

5

《仙居县大中型水库移民登记卡(直补)》

永久

6

《仙居县大中型水库移民登记卡(项目)》

永久

7

《完全丧失劳动能力非原迁人口直补申请表》

永久

8

《未满18周岁移民孤儿非原迁人口直补申请表》

永久

9

原始证明材料,主要包括:移民个人申请、户口簿、身份证、房产证或土地使用权证、土地经营权证、外省市移民申请表、认定后的认定表、以及原来填写的辽宁省的各种相关表格、资料,由户籍所在地村委会和村民代表出具证明的原件或复印件。

永久

10

《仙居县大中型水库移民直补名单》

永久

11

《仙居县大中型水库移民项目扶持名单》

永久

12

 经移民签字的确定水库移民后期扶持方式的意见

永久

13

享受直补的移民与移民机构签订的移民直补协议

永久

14

《仙居县大中型水库移民直补情况变动表》

永久

15

仙居县大中型水库原迁移民直补兑现情况记录

永久

 

附表3                               工程项目档案归档范围和保管期限表

 

序号

归档文件

保管期限

1

可行性研究、任务书

永久

1.1

可行性研究报告

永久

1.2

项目评估

永久

1.3

设计任务书、计划任务书

永久

2

设计文件

2.1

初步设计

永久

2.2

技术设计

永久

2.3

施工图设计

短期

2.4

总体规划设计

永久

2.5

设计评价、鉴定及审批

永久

3

项目文件

3.1

征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书

永久

3.2

合同变更、索赔等涉及法律事务的文件

长期

3.3

经享受项目扶持的移民及原住村民的签字确认的对扶持项目的确定

永久

3.4

招标投标、承发包合同协议

长期

3.5

招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件

长期

3.6

投标书、资质材料、履约类保函、委托授书和投标澄清文件、修正文件

永久

3.7

开标议程、开标大会签字表、报价表,评标纪律、评标人员签字表、评标记录、报告

长期

3.8

中标通知书

长期

3.9

合同书、合同变更文件

永久

3.10

各种专业会议记录

长期

3.11

重大设计变更及审批文件

永久

3.12

工程建设大事记

长期

3.13

工程监理材料

永久

4

施工文件

4.1

开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要

长期

4.2

施工组织设计、方案及报批文件,施工计划、施工技术及安全措施、施工工艺文件

长期

4.3

原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单

长期

4.4

建筑材料试验报告

长期

4.5

设计变更通知、工程更改洽商单

永久

4.6

土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图、桩基工程记录、地基验槽记录

永久

4.7

隐蔽工程检查验收记录

永久

4.8

网络、系统、管线等设备、设施的试运行、调试、试验记录与报告

长期

4.9

管线标高、位置、坡度测量记录

长期

4.10

材料、设备明细表及检验、交接记录

永久

4.11

操作、联动试验

短期

4.12

电气装置交接记录

短期

4.13

施工技术总结、施工预、决算

长期

4.14

事故及缺陷处理报告等相关材料

长期

4.15

各阶段检查、验收报告和结论及相关文件材料

永久

4.16

设备及管线施工中间交工验收记录及相关材料

永久

4.17

竣工报告、竣工验收报告

永久

4.18

竣工图

永久

5

监理文件

5.1

监理合同协议、监理大纲、监理规划、细则及批复

长期

5.2

施工及设备器材供应单位资质审核、设备、材料报审

长期

5.3

施工组织设计、施工方案、施工计划、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审

长期

5.4

开(停、复、返)工令、许可证、中间验收证明书

长期

5.5

设计变更、材料、零部件、设备代用审批

长期

5.6

监理通知、协调会审纪要、监理工程师指令、指示、来往函件

长期

5.7

工程材料监理检查、复检、实验记录、报告

长期

5.8

监理日志、监理周(月、季、年)报、备忘录

长期

5.9

各项测控量成果及复核文件、外观、质量、文件等检查、抽查记录

长期

5.10

施工质量检查分析评估、工程质量事故、施工安全事故报告

长期

5.11

工程进度计划、实施、分析统计文件

长期

5.12

变更价格审查、支付审批、索赔处理文件

长期

5.13

原材料、零配件等的质量证明文件和检验报告

长期

5.14

开工、复工报审表、暂停令

长期

5.15

会议纪要、来往文件

长期

5.16

监理工程通知单、监理工作联系单

长期

5.17

质量事故处理文件、设备制造索赔文件

长期

5.18

设备验收、交接文件、支付证书和设备制造结算审核文件

长期

6

财务、器材管理文件

6.1

财务计划及执行、年度计划及执行、年度投资统计

短期

6.2

工程概算、预算、标底、合同价、决算、审计及说明

永久

6.3

主要材料消耗、器材管理

短期

6.4

交付使用的固定资产、流动资产、无形资产、递延资产清册

永久

7

竣工验收文件

7.1

工程竣工验收报告

永久

7.2

工程设计总结

永久

7.3

工程施工总结

永久

7.4

工程监理总结

永久

7.5

项目质量评审文件

永久

7.6

工程现场声像文件

永久

7.7

工程审计文件、材料、决算报告

永久

7.8

竣工验收会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案文件

永久

7.9

项目评优报奖申报材料、批准文件及证书

长期

8

工程项目档案的验收报告

永久

 


附表4                                         会计档案的归档范围及保管期限表

 

序 号

档 案 名 称

  管  期   限

  注

财政总预  算

行政单位、事业单位

税收会 计

会计凭证类

1

行政单位和事业单位的各种会计凭证

15年

包括:原始凭证、记账凭证和传票汇总表

2

各种完税凭证和缴、退库凭证

15年

缴款书存根联在销号后保管2年

3

财政预算拨款凭证及其他会计凭证

15年

包括:拨款凭证和其他会计凭证

会计账簿类

4

日记账

15年

5

总账

15年

15年

15年

6

税收日记账(总账)和税收票证分类出纳账

25年

7

明细分类、分户账或登记簿

15年

15年

8

现金出纳账、银行存款账

25年

25年

9

行政单位和事业单位固定资产明细账(卡片)

行政单位和事业单位固定资产报废清理后保管5年

财务报告类

10

行政单位和事业单位决算

10年

永久

11

财政预算会计月、季度报表

5年

所属单位报送的保管2年

12

行政单位和事业单位会计月季度报表

5年

所属单位报送的保管2年

13

税收会计报表(包括票证根数)

10年

电报保管1年,所属税务机关报送的保管3年

其他类

14

会计移交清册

15年

15年

15年

15

会计档案保管清册

永久

永久

永久

16

会计档案销毁清册

永久

永久

永久

 

                              仙居县水库移民管理局

                               2016年8月15日

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